Comment préparer son séminaire ?

Lors de l’organisation d’un séminaire, plusieurs points seront primordiaux. De la validation de l’ensemble de ces points dépendra la réussite ou l’échec de l’événement, pour en savoir plus, découvrez comment louer une salle de séminaire. À Annecy, vous avez la possibilité de louer une salle de réception pour professionnels

Préciser les objectifs

Les réunions de travail ont un but précis que les personnes invitées devront connaître. C’est à partir des objectifs du séminaire que vous pourriez déterminer les participants (collaborateurs, clients ou partenaires) et choisir le lieu adapté à la situation. L’organisation d’un rassemblement découle de nombreux facteurs comme l’attribution d’une récompense à des profils méritants ou la résolution d’une lacune que vous avez constatée dans le mode de fonctionnement de l’entreprise.

Le choix du séminaire

Les dirigeants peuvent arranger plusieurs types de séminaires. Il y a le séminaire de formation dont l’animation est confiée à des experts et consultants dans un domaine spécifique. L’événement permet par exemple aux salariés d’apprendre la manipulation d’un nouveau logiciel ou de connaître une nouvelle réglementation.

Le séminaire commercial concerne exclusivement les salariés du département vente. Ici, vous définissez les objectifs commerciaux à atteindre et les stratégies marketing aux participants.
Le séminaire incentive vise à motiver les collaborateurs à redoubler d’efforts afin de réussir un objectif fixé par la direction. Pour ce faire, vous pouvez promettre des récompenses à l’exemple d’un coffret cadeau ou d’un billet de voyage tous frais compris.

Pour l’organisation de ces événements, vous avez la possibilité de louer votre salle de réception à Annecy.

La définition du budget

Le budget nécessaire à la mise en place de l’évènement résulte de divers coefficients comme le type d’évènement et sa durée. Elle peut se tenir pendant une demi-journée ou durant une journée entière. Le critère prix sera encore déterminé, selon le nombre de participants au regroupement.

Quoi qu’il en soit, vous avez besoin de réserver le lieu où se tiendra le séminaire. Il faut également prévoir dans le devis traiteur, le coût du séjour, le prix des repas et le coût du transport. Au cas où vous faites appel à des intervenants externes, vous devez encore intégrer leurs honoraires dans le budget prévisionnel.

Déterminer la liste des participants

Le calcul du nombre de participants doit être basé sur la thématique à aborder et le service concerné à moins que l’évènement touche un ensemble de secteurs (commercial, comptabilité, production, SAV.). Mais sachez qu’une réunion en petit comité montre davantage d’efficacité. En effet, tous les adhérents pourront apporter des avis sur le thème soulevé. Ils ressentiront aussi un sentiment d’appartenance. Enfin, il est plus facile d’améliorer la cohésion d’équipe d’un petit groupe.

Sélectionner la date

Toutes les personnes de la liste d’invités doivent être présentes lors de la réunion. De ce fait, il est impératif de bien choisir la date au risque de se confronter à de nombreuses absences. Pour éviter l’absentéisme, vous devez oublier le week-end et les jours situés en pleines vacances scolaires. Les collaborateurs sont souvent en famille durant ces périodes. Il est aussi important de définir la durée du séminaire.

Le choix du lieu

Le choix du lieu est primordial. En effet, vous pourriez emmener les salariés dans un lieu inadapté au contexte. Pour choisir le lieu adéquat, vous devez considérer le nombre de personnes qui assisteront au séminaire résidentiel. Les objectifs constituent également un critère de sélection.

Pour une activité de team building, mieux vaut se tourner vers un espace vert au cadre raffiné où les participants pourront se livrer à des activités ludiques et/ou sportives. Attention toutefois, un séminaire de formation ou une conférence nécessitera un équipement plus important, notamment des écrans, des projecteurs, un micro, etc…

L’animation de votre événement

Lors de l’organisation d’un séminaire professionnel, le choix d’une activité de Team Building peut être bénéfique pour renforcer la cohésion et la collaboration au sein de l’équipe. Cette activité permet de mettre en place des exercices ludiques et interactifs qui favorisent la communication et la confiance entre les participants. En encourageant la coopération et la résolution de problèmes en équipe, le Team Building donne l’occasion aux employés de se détendre et de s’amuser, tout en augmentant leur motivation et leur engagement envers l’entreprise.